Payroll & HR Operations Specialist

Om de groei en professionalisering van de Vermant Automotive Group verder te ondersteunen, zoeken we een ervaren Payroll & HR Operations Specialist. Een payrollprofessional die verantwoordelijkheid neemt, nauwkeurig werkt en graag structuur brengt in een organisatie waar snelheid en ondernemerschap centraal staan.

Je staat in voor een correcte en tijdige payroll voor de verschillende vennootschappen en vestigingen van Vermant Automotive Group.

Daarnaast ondersteun je een aantal terugkerende HR-operationele processen en draag je bij aan een vlot en professioneel medewerkersparcours. Je rapporteert rechtstreeks aan de Senior HR Business Partner, die het HR-departement aanstuurt, de prioriteiten bepaalt en verantwoordelijk blijft voor het bredere HR-beleid, complexe medewerkersdossiers en de afstemming met het management. Binnen dit kader beheer je de dagelijkse payroll zelfstandig en denk je vanuit jouw expertise actief mee over verbeteringen. Klaar om onze payroll en HR-processen mee in de juiste versnelling te zetten?

Jouw uitdaging

Payroll, sociale wetgeving en HR-systemen

• Je verzorgt de voorbereiding, verwerking, controle en opvolging van de payroll voor arbeiders, bedienden, studenten en flexi-jobmedewerkers binnen verschillende juridische entiteiten

• Je volgt lonen, premies, afwezigheden, overuren, vakantiegeld, eindejaarspremies, tijdskrediet en andere personeelsmutaties nauwgezet op

• Je bewaakt de correcte toepassing van de Belgische sociale wetgeving en de regels binnen de betrokken paritaire comités, waaronder PC 112 en PC 200

• Je volgt sociaaljuridische wijzigingen op, brengt de mogelijke impact in kaart en stemt hierover af met de Senior HR Business Partner

• Je werkt nauw samen met SD Worx en bent het aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden bij payrollgerelateerde vragen

• eBlox Payroll en eBlox HR kennen voor jou weinig of geen geheimen. Je gebruikt deze toepassingen voor verwerking, controle, rapportering en databeheer

• Je zorgt voor betrouwbare payrollgegevens, voert de nodige controles uit en stelt periodieke rapporteringen en analyses op

• Je bewaakt de aansluiting tussen personeelsadministratie, tijdsregistratie en payroll en ondersteunt de verdere digitalisering en automatisering van deze processen

• Je helpt mee bij de implementatie van een uniforme tijdsregistratie binnen de groep. Ervaring met Syntegro of een vergelijkbaar systeem is een belangrijke plus

HR operations en medewerkersparcours

• Je ondersteunt de personeelsadministratie, waaronder arbeidsovereenkomsten, bijlagen, attesten en het beheer van personeelsdossiers

• Je coördineert samen met de Senior HR Business Partner en de betrokken leidinggevenden een vlot onboarding- en offboardingproces

• Je bewaakt daarbij het volledige administratieve parcours en zorgt ervoor dat documenten, payrollgegevens, voordelen, toegangen, materiaal en praktische afspraken tijdig worden opgevolgd

• Je ondersteunt de administratieve opvolging van afwezigheden, arbeidsongeschiktheid, thematische verloven en re-integratiedossiers

• Je beheert de administratieve kant van personeelsvoordelen, zoals maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en cafetariaplannen

• Je signaleert operationele knelpunten en helpt procedures, sjablonen en werkwijzen over de verschillende vennootschappen en vestigingen heen te verbeteren en te uniformiseren

• Je biedt waar nodig operationele ondersteuning bij rekrutering en opleiding en volgt de bijbehorende administratie en registraties nauwgezet op, zonder dat het inhoudelijke rekruterings- of L&D-beleid tot de kern van de functie behoort

• Je levert payrollinformatie, analyses en operationele input voor het wekelijkse HR-overleg met het management. Wanneer relevant, licht je een specifiek payrolldossier mee toe

Wie ben jij?

• Je hebt minstens vijf jaar relevante ervaring binnen payroll, hard HR of personeelsadministratie

• Je beschikt over een grondige en actuele kennis van de Belgische sociale wetgeving

• Je hebt aantoonbare praktijkervaring met eBlox Payroll, eBlox HR en eBlox L&D. Deze kennis is essentieel voor de functie

• Je kunt een volledige payrollcyclus zelfstandig beheren, controleren en waar nodig corrigeren

• Ervaring met payroll voor arbeiders en bedienden binnen meerdere juridische entiteiten en paritaire comités is een sterke troef

• Je bent analytisch sterk en werkt vlot met HR-data, rapportering en Excel

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en discreet, ook tijdens drukke payrollmomenten

• Je neemt initiatief, volgt afspraken nauwgezet op en durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken

• Je behoudt het overzicht wanneer prioriteiten wijzigen en krijgt energie van structuur aanbrengen en processen verbeteren

• Je communiceert helder en professioneel met medewerkers, leidinggevenden, finance en externe partners

• Je bent een mature inhoudelijke sparringpartner voor de Senior HR Business Partner

• Je zoekt pragmatische en werkbare oplossingen zonder de correctheid of wettelijke kaders uit het oog te verliezen

• Je beschikt over een rijbewijs B

Jouw werkplek en flexibiliteit

Je vaste uitvalsbasis is het PDI Center van Vermant Automotive Group in Mechelen. Vanuit deze centrale locatie ondersteun je de verschillende vennootschappen en vestigingen van de groep. Je bezoekt regelmatig onze verschillende sites om voeling te houden met de lokale werking en de payroll- en HR-processen goed te ondersteunen.

Tijdens de inwerkperiode zetten we bewust in op aanwezigheid en nauwe samenwerking. Zodra je voldoende vertrouwd bent met de organisatie, systemen en processen, bieden we in overleg de mogelijkheid om één dag per week structureel te telewerken. Daarbij houden we rekening met de payrollkalender, teamafspraken en operationele noden.

Wat mag je van ons verwachten?

• Een verantwoordelijke payrollfunctie binnen een familiale automotivegroep in volle ontwikkeling

• Een gevarieerde werkomgeving met verschillende vennootschappen, vestigingen, paritaire comités en personeelscategorieën

• De autonomie om de dagelijkse payroll te beheren en de ruimte om processen mee te verbeteren

• Een nauwe samenwerking met de Senior HR Business Partner en regelmatige afstemming met verschillende interne en externe stakeholders

• Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur

• Een passend loonpakket op basis van jouw kennis, ervaring en gespecialiseerde payrollkennis

• Bijkomende voordelen zoals eco- & maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en zes ADV-dagen