HR Backoffice medewerker

Bij Vermant Automotive Group zijn we op zoek naar een HR Backoffice Medewerker die administratief sterk is en het fijn vindt om alles nauwkeurig en correct op te volgen.

In deze functie zorg je ervoor dat HR-processen achter de schermen vlot en gestructureerd verlopen: van het administratief voorbereiden van het welkomstpakket voor nieuwe collega’s, het beheren van HR-stock, het opvolgen van verzekeringen en stagecontracten, tot het publiceren van vacatures en het verwerken van documenten in het digitaal personeelsdossier.

Je werkt nauw samen met verschillende collega’s en diensten, zodat alle HR-taken zonder haperingen verlopen.

Heb jij oog voor detail en haal je voldoening uit een correcte administratie? Dan is dit de perfecte rol voor jou – een baan waarin alles achter de schermen op wieltjes loopt!

Wat ga je doen?

• Administratief voorbereiden van het welkomstpakket voor nieuwe collega’s: aanvragen van mailadressen, werkkledij, gsm-nummers, toegangen tot systemen, enz.

• Opvolgen van groeps- en hospitalisatieverzekering en zorgen voor een correcte maandelijkse administratieve afhandeling.

• Beheren van de HR-stock zoals tankkaarten, simkaarten en onboardingmateriaal, zodat nieuwe collega’s vlot kunnen opstarten.

• Inplannen van medische keuringen en up-to-date houden van het IDEWE-portaal voor veiligheid en welzijn.

• Publiceren en deactiveren van vacatures en administratieve opvolging van sollicitaties.

• Opvolgen van stageaanvragen en opmaken van stagecontracten voor studenten uit het hoger en middelbaar onderwijs.

• Registreren van opleidingen en alle gegevens correct bijhouden in het L&D-systeem.

• Organiseren van attenties zoals Sint- en Paascadeaus voor collega’s.

• Verwerken van documenten voor het digitaal personeelsdossier, inclusief inscannen, registreren en archiveren, en verwerken van binnenkomende post.

• Ondersteunen van HR-projecten zoals onboarding en employer branding (administratief en ondersteunend).

• Samenwerken met verschillende diensten binnen en buiten de organisatie, zoals HR, marketing en IT-partners.

Wie ben jij?

• Administratief nauwkeurig – Je houdt gegevens correct bij, zoals opleidingen en personeelsdossiers, en werkt volgens vastgelegde procedures. Je beschikt over 2 tot 4 jaar relevante werkervaring in een administratieve functie, bij voorkeur in een backofficeomgeving.

• Discreet – Je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.

• Communicatief – Je communiceert vlot en correct in het Nederlands en stemt tijdig af bij vragen of onduidelijkheden.

• Servicegericht binnen je rol – Je ondersteunt collega’s en draagt bij waar je binnen jouw taken kan helpen.

• Verantwoordelijk en zorgvuldig – Je begrijpt dat fouten in HR gevoelig zijn en werkt met aandacht en precisie.

• Teamspeler – Je werkt graag samen in een klein team en stemt goed af met collega’s om alles soepel te laten verlopen.

Wat mag jij van ons verwachten?

• Een traject op maat binnen Vermant Automotive Group zodat je samen met ons kan groeien

• Een familiale werkomgeving, waar zowel iedere collega als persoon alsook het team centraal staan

• Een passend loon op basis van jouw kennis en ervaring

• Bijkomende voordelen zoals eco- en maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en 6 ADV-dagen

• Deze rol staat zowel open voor een voltijdse als deeltijdse tewerkstelling (minimum 80%).